Heinen & Hopman Engineering BV kiest voor de fietsregeling

‘Straks meer dan honderd werknemers op de leasefiets’

Met dik 21.000 inwoners is de Utrechtse fusiegemeente Bunschoten-Spakenburg geen enorme stad, toch heeft het een groot sportief hart. Er wordt veel gevoetbald én gefietst. De aanwezigheid van vier rijwielhandels geeft aan dat de Spakenburgers en Bunschoters graag op de trappers staan. Die voorliefde voor fietsen kwam ook aan het licht bij lokale trots Heinen & Hopman. Het internationaal opererende installatiebedrijf – een expert in klimaatsystemen voor schepen en gebouwen – hoorde van het personeel dat ze graag een fietsregeling wilde. “Dankzij het nieuwe fietsplan van de overheid kunnen ze een nieuwe fiets rijden zonder de grote investering en met een flink belastingvoordeel”, aldus Willem Nieuwboer, Manager Administration bij Heinen & Hopman.

Van start
Heinen & Hopman wilde de fietsregeling graag faciliteren voor haar werknemers. Nieuwboer nam daarvoor contact op met twee partijen. Enerzijds met fietsleasemaatschappij Lease a Bike en anderzijds met het eigen accountants- en belastingadvieskantoor; CROP. “Op een eerder evenement had ik al kennisgemaakt met Lease a Bike. Na een prettig gesprek met accountmanager Hidde Boerma had ik een aardig beeld van wat ik van Lease a Bike kon verwachten.” Met CROP werd gekeken naar de concrete invulling van de fietsovereenkomst tussen werkgever en werknemer. “Het grote voordeel is dat CROP zelf ook een fietsregeling via Lease a Bike aan het opstarten was. In combinatie met hun specifieke expertise en kennis van ons bedrijf, kwamen we snel tot een fietsregeling op maat.”

Kick-off
Lease a Bike vindt het belangrijk dat de klant niet in het diepe wordt gegooid, als er eenmaal is gekozen voor de fietsregeling. “Voordat de fietsregeling daadwerkelijk van start ging, zijn we nog een keer op kantoor langsgekomen bij Heinen & Hopman. In die kick-off meeting hebben we een uitleg over het digitale platform gegeven. Daarnaast werd er gekeken welke ondersteuning Heinen & Hopman nodig had om het fietsplan intern te promoten”, benadrukt Hidde Boerma. Om ook te zien hoe het er in de fietsenwinkel aan toe gaat, is Willem Nieuwboer zelf de eerste leasefiets gaan ophalen. Toen het sein op groen stond, is de fietsregeling intern aangekondigd op het intranet van Heinen & Hopman. Alle werknemers konden zich vervolgens inschrijven. Voor de mensen die van een reiskostenvergoeding gebruikt maakten, werd afgesproken dat hun reiskostenvergoeding voor 80% werd gehandhaafd. Inmiddels loopt de fietsregeling erg goed bij Heinen & Hopman, met tevreden werknemers tot gevolg. En als er een enkele keer een vraag is, dan weet Willem Nieuwboer als intern contactpersoon het antwoord. Vanzelfsprekend kan er ook altijd een beroep worden gedaan op de Lease a Bike klantenservice.

Fan van de leasefiets
Ook met CROP had Heinen & Hopman geen betere partner kunnen wensen. Fiscalisten Brian Pennings en Lucia Veenstra van CROP noemen hun bedrijf een echte supporter van de leasefiets. “Als wij bij klanten zitten, brengen wij de fiets actief onder de aandacht. Het is om te beginnen een mooie secundaire arbeidsvoorwaarde. Daarnaast kan de werkgever een fietsregeling aanbieden zonder dat het ze een bijdrage hoeft te kosten. Het kan ze in sommige gevallen zelfs geld opleveren. Voor de werknemers zitten er ook veel voordelen aan. Voor een relatief laag bedrag kun je op een dure fiets rijden. Het scheelt zo’n 25 tot 40 procent ten opzichte van privé-aanschaf. En je komt gezond en fit aan op je werk.”

Raamwerk
CROP hoefde voor het opstellen van het fietsleasereglement het wiel niet opnieuw uit te vinden. Pennings: “Lease a Bike leverde het raamwerk aan en wij zijn daarmee aan de slag gegaan. In het opstellen van het fietsleasereglement fungeren wij als advieskantoor als vraagbaak. Vaak zijn het fiscale vragen waarmee klanten bij ons aankloppen. Heinen & Hopman had nog een specifieke wens; ze wilde graag dat naast Bike Totaal Steven Koelewijn ook de andere plaatselijke fietsenwinkel in Bunschoten-Spakenburg, Rijwielhandel Duyst, de fietsen kon leveren.”

Lokale partner
De keuze voor Duyst was een logische. Veel van de werknemers van Heinen & Hopman zijn al klant bij Duyst en de multinational steunt graag lokale ondernemingen. “Onze ervaring met de lokale fietsenwinkel is erg prettig, ook vanuit de vorige fietsprojecten. Daarbij is de lokale service verlening handig voor onze werknemers”, aldus Nieuwboer. Toen Henk Duyst werd gevraagd om Lease a Bike-dealer te worden, twijfelde hij geen moment. “Voor een rijwielhandel is je aansluiten bij een leasefietsaanbieder zoals Lease a Bike heel interessant. Het probleem is dat je zelf geen tijd hebt om op onderzoek uit te gaan naar een geschikte partner. Dat Lease a Bike mij actief benaderde vond ik dus erg prettig.”

Gemak dient de mens
Nadat Duyst ‘ja’ had gezegd tegen Lease a Bike duurde het slechts twee weken voordat hij aan de slag kon. Henk Duyst: “De opstart ging eigenlijk heel soepel. Je merkt gewoon dat Lease a Bike al jaren actief is in Duitsland. Ze lopen voor op de concurrentie.” Duyst is onder meer te spreken over het digitale platform van Lease a Bike waarin de leaseaanvragen worden verwerkt. “Na de introductietraining ging het eigenlijk vanzelf. Het systeem werkt goed en zit slim in elkaar.” Vergelijkbare geluiden klinken vanuit Heinen & Hopman. “Het digitale platform is erg makkelijk te gebruiken. Vanuit de export die aangeleverd wordt, kan er een import gedaan worden naar onze salarisadministratie waardoor de verwerking niet al te veel tijd in beslag neemt,” zegt Willem Nieuwboer. Brian Pennings van CROP: “Als we de fietsregeling voorstellen bij onze klanten zijn ze vrijwel allemaal meteen enthousiast. Zeker als je de vele voordelen doorneemt. Zo denken klanten dat een fietsregeling veel administratieve lasten met zich meeneemt, maar bij Lease a Bike is dat niet zo dankzij het digitale platform dat zij gebruiken. Je regelt heel veel zaken online en stelt de administratieve zaken in één keer in. Daarna heb je er geen omkijken meer naar.”

Populariteit fietsregeling
Dat de fietsregeling leeft, merken zowel Heinen & Hopman, CROP als rijwielhandel Duyst. “De leasefiets is populair. Bij Heinen & Hopman maar ook bij andere bedrijven in de regio. De afspraken met een aantal nieuwe bedrijven is al gemaakt. Zo begint een scholengemeenschap in de buurt met een fietsregeling. De leraren springen dus ook op een leasefiets. Dat is mooi om te zien”, aldus Henk Duyst. CROP begint binnenkort als eerste accountants- en advieskantoor in Nederland zelf ook met een leaseregeling. Pennings en zijn collega Lucia Veenstra, zijn zowel de drijvende kracht achter de fietsregeling binnen het eigen bedrijf als bij klanten.

Pennings heeft tussen zijn CROP-klanten verschillende fietsenwinkels zitten. “Als ik daar binnenstap, hoor ik dat de nieuwe fietsenregeling gewild is. Klanten komen niet alleen voor stadsfietsen en e-bikes, maar ook heel veel voor racefietsen en mountainbikes. Dat is nog zo’n voordeel van de fietsregeling, dat alle soorten fietsen meedoen.” Henk Duyst merkt dat vooral de sportieve e-bike veel wordt uitgekozen. “Mensen kiezen graag voor een fiets van goede kwaliteit waarmee ze een flink stuk kunnen afleggen. Het helpt daarbij dat er aan de fietsregeling vanuit de overheid geen bestedingslimiet zit. Klanten kunnen zo ook kiezen uit duurdere modellen.”

Volgens Willem Nieuwboer hebben er bij Heinen & Hopman nu al 64 werknemers zich aangemeld voor de nieuwe fietsregeling. En zullen er waarschijnlijk nog 40 volgen, zodat straks meer dan honderd werknemers regelmatig de fiets pakken. Samen zorgen ze voor een duurzaam, fit en vitaal bedrijf.